17.5.2018

Viisi vinkkiä matkalle maatilasta osakeyhtiöksi

VIISI VINKKIÄ MATKALLE MAATILASTA OSAKEYHTIÖKSI

Kun yhtiöittämisselvitys osoittaa, että maatilasta voidaan tehdä yhtiö, ollaan kuitenkin vielä alkumetreillä maatilasta yhtiöksi prosessissa. Siitä alkaa suunnitelmallinen, pitkäjänteinen ja tiivis työskentely yhdessä yhtiöittämisasiantuntijan, kirjanpitäjän ja tilan omistajien välillä. Yhtiöittäminen on tiimityötä parhaimmillaan.

Toimiva kumppanuus

Ilkan Tila Oy:n on juuri käynyt yhtiöittämisen läpi ja kokemusta on kahden kuukauden ajalta Oy:nä olemisesta. ” Oikeanlaisen kumppanin valinta on tärkeä osana toimivaa yhtiöittämistä ja yhteistyötä, ” toteavat omistajat Kimmo ja Leena. Tilitoimisto Finanssila on yhteistyössä asiakkaan kanssa hoitanut koko yhtiöittämisprosessin.

”Etsi ammattitaitoinen ja kokonaisvaltainen tilitoimisto. Ammattitaidon lisäksi on tärkeää, että myös kemiat pelaavat”, kertoo Leena.

“Kävimme koulutuksissa ja tutkimme sopivia vaihtoehtoja. Totesimme, että meille sopii mallin, jossa on muutama yhteistyötaho, jotka pystyvät hoitamaan isoja kokonaisuuksia.  Muistisääntönä pidimme erään kouluttajan lauseen: ”Mieti, missä sinun työpanoksesi on maatilallasi tärkein, siksi olemme valmiita maksamaan ammattilaiselle, joka osaa työnsä”, jatkaa Leena.

Luottamuksen rakentaminen

On erittäin tärkeää, että yhtiöittämisen hoitava kumppani saa riittävästi oikeaa tietoa yhtiöitettävästä tilasta. Näin varmistetaan onnistunut lopputulos ja vältytään yllätyksiltä matkan varrella.

“Varaa yhtiöittämiseen aikaa niin, että uusi tilitoimisto pääsee sisälle tilanne toimintaan maatilana ennen oy:tä, kuten liikevaihtoon, tapaanne toimia ym. Yksi yllättävä kynnys oli antaa tiliote omista käsistä toiselle, sillä kertoohan se yllättävän paljon elämästä. Silloin on hyvä muistaa, että he ovat ammattilaisia ja heillä on vaitiolovelvollisuus”, jatkaa Leena.

Töiden ulkoistaminen

Tilitoimistokumppanin tehtävä on pitää asiakas ajan tasalla muun muassa yhtiöittämisprosessista, tulevista muutoksista, yhtiön taloudellisesta tilanteesta. Tiedon pitää kulkea ja asiakkaalla tulee olla levollinen olo ulkoistamisesta huolimatta.

”Anna kirjanpito, palkkojen laskenta, liisujen teko, Hyrrä -hakemukset ym. työt kumppanin hoidettavaksi. Pysyt kyllä perillä asioista, vaikka työn tekee joku muu. Kokonaisvaltaisella tilitoimistolla on kaikesta viimeisin tieto, koska se on heidän työtänsä. Meillä yrittäjillä taas on ammattitaito tilamme pyörittämiseen. Me keskitymme siihen ja ulkoistamme työt, jotka on järkevää ja mahdollista ulkoistaa”, toteaa Leena.

Ennakointi

Asioita on mahdollista valmistella etukäteen sitä hetkeä varten, kun yhtiö astuu virallisesti voimaan. Kumppanin tehtävä on auttaa ja tukea niissä asioissa. Yhteydenpito asiakkaan ja kumppanin välillä on erityisen tiivistä juuri ennen h-hetkeä. Esimerkiksi yrityksen rekisteröitymistä PRH:lle tulee tarkkailla päivittäin.

“Kun kaikki muutetaan osakeyhtiön nimiin, kannattaa olla etupainotteisesti liikkeellä. Ole yhteydessä eri tahoihin, tiedota ja kysele valmiiksi, miten toimitaan, kun maatila muuttuu oy:ksi.

Muutama hyväksi havaittu vinkki käytännön onnistumiseen. Eriytä oy omaksi kokonaisuudeksi hankkimalla oy:lle oma tietokone ja oma sähköpostiosoite.  Käytäntöä helpottaa myös, että mapitat jokaisen asiakokonaisuuden omaksi mapikseen”, toteaa Leena.

Sähköistäminen

Muutos osakeyhtiöksi, on hyvä hetki ottaa käyttöön uusia toimintatapoja ja hyödyntää digitaalisuutta. Näin saadaan nopeammin ajantasaisempaa tietoa uuden osakeyhtiön talouden kehittymisestä ja pystytään nopeammin reagoimaan mahdollisiin ongelmakohtiin.

“Itse en koskaan olisi kuvitellut oppivani ja sisäistäväni mm. sähköisten laskujen hyväksymistä, skannaamista ja Visma Fivaldin käyttöä. Olin todella muutosvastarintainen, mutta sitten totesin, että nyt tai ei koskaan. Kysymällä ja kädestä pitäen apua saamalla loimme meille sopivan sähköisen asiointitavan”, toteaa Leena.

Elisa Nivukoski, tj. Finanssila Oy

Leena ja Kimmo Ilkka, Ilkan Tila Oy